Zurück ins Büro? Wie gestalten wir Arbeit in Zukunft?

So schätzen Personalleiter die Zukunft der Arbeit ein – zusammengestellt von Dr. Terhalle & Nagel

Zurück ins Büro? Wie gestalten wir Arbeit in Zukunft?

Die Pandemie zwingt uns, vieles neu zu lernen und flexibel auf Entwicklungen zu reagieren. Einiges ist seit März 2020 geschafft: Gesundheitsmanagement, Virtuelles Arbeiten, Kurzarbeit, Unterstützung zum Erhalt der Produktivität und Zusammenarbeit bei Arbeiten auf Distanz vom Home Office aus.

Als Personalberater hatte Dr. Terhalle & Nagel letzte Woche über 30 Personalleiter zu einem großen virtuellen Workshop zum Thema „Zurück ins Office? Wie gestalten wir Arbeit in Zukunft?“ eingeladen.

Mit der veränderten Situation (Home Office, Kurzarbeit, Unsicherheit) verändern sich Bedürfnisse und Werte. Zu Beginn von Corona war viel Euphorie über die Vorzüge von Home Office gegeben. Mittlerweile hören wir immer häufiger, dass die Mitarbeiter wieder mehrheitlich zurück an die Arbeitsplätze wollen.

Nur 2-5% der Belegschaften (und wir sprechen ja nur über die Mitarbeiter mit Bürotätigkeit) wünschen sich dauerhaft Home Office. Wo auch immer wir hinhören: Die Unternehmen ringen um Hybridlösungen, die zu ihnen passen. Die Mitarbeiter wollen mehr Selbstbestimmung erhalten, wo und wie sie ihre Arbeit erledigen. Einige Unternehmen verfolgen Pläne Bürofläche abzumieten und Shared Desks einzuführen.

Im Kern sehen wir, dass die Firmenidentitäten unter Druck geraten. Wie erhalte ich meine Arbeitgebermarke und Mitarbeiterbindung, wenn die Menschen nicht mehr täglich – wie in einem Bienenstock – umeinander herumrennen. Wie entsteht virtuell Teamspirit? Wie erhalten wir Begeisterung für die Arbeit bei uns? Wie entstehen neue Gedanken, wenn spontane Verbindungen gekappt sind?

Im Folgenden zeichnen wir nach, welche Entwicklungen und Herausforderungen HR-Entscheider derzeit beobachten und welche Empfehlungen sie haben, wie man aktuell angemessen damit umgehen kann.

Home Office funktioniert

Die Erfahrungen der letzten Monate haben – so der breite Konsens - gezeigt, dass Home Office sehr gut funktionieren kann. Wir haben gelernt, mobil zu arbeiten, entgegen vieler Befürchtungen. Home Office wird dankbar angenommen. Die Mitarbeiter wollen nicht mehr zu 100% ins Büro zurück.

Es werden aber auch Nachteile erkannt: Mit Berufsgruppen, die kein Home Office nutzen können, entsteht z.T. eine Neiddebatte. Das Betriebsklima leidet unter „zu viel Home Office“. (z.T. 90%)

Empfehlungen:

  • Vorteile mitnehmen, Nachteile eliminieren
  • Remote arbeiten ist in viel mehr Bereichen möglich als gedacht 
  • Es ist eine Chance für Arbeitgeber in strukturschwachen Regionen zukünftig Mitarbeiter zu gewinnen bzw. zu halten

Rechtliche Rahmenbedingungen

Noch fehlen Vorgaben zur Arbeitsplatzausstattung. Der Weg über Vereinbarungen zu „Mobilem Arbeiten“ ist ein guter Einstieg. Die Einbindung des Betriebsrats ist hilfreich. Individualisierte, arbeitsplatzbezogene Herangehensweisen sind einer nach Gerechtigkeit strebenden Pauschallösung vorzuziehen. Solange Erfahrungen fehlen, was funktioniert und was man wirklich benötigt, ist eine Balance zwischen Gesetzeskonformität und pragmatischem Vorgehen eine gute Möglichkeit. Gibt es eigentlich Überstunden bei Remote Working, und wer schützt die Mitarbeiter vor Selbstausbeutung?

Hybrid ist die präferierte Lösung

Alle sind sich einig: Ein „back to normal“ geht nicht. Das Bild von „New Normal“ ist allerdings diffus. Wie können positive Aspekte der Home Offices fortgeführt werden? Wie eine gute Balance von Mobilem Arbeiten vs. Office Präsenz aussieht, ist unklar und vielleicht auch situationsbedingt für die Unternehmen unterschiedlich.

Die Quoten für Home Office liegen zwischen 20 – 75%. Ein sehr hoher Anteil Home Office wird u.a. von Unternehmen genannt, deren Lage eher abgeschieden ist, bei denen selbst die Führungskräfte keinen Sinn in täglichem Pendeln der einfachen Strecke von 1,5h sehen.

Bezüglich der „passenden Quote“ gibt es ganz unterschiedliche Meinungen zwischen Mitarbeitern und Management. Und auch jeder Mitarbeitende hat seine ganz eigenen Bedürfnisse und Einschätzungen. Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter zu kennen und damit umzugehen, ist für Unternehmen wichtig. Ansonsten, so die Einschätzung, werden die Mitarbeitenden „mit den Füßen“ über die Kultur abstimmen.

Empfehlungen:

  • Wettbewerbsfähigkeit erhalten
  • Auf die Wünsche der Mitarbeiter eingehen
  • Einige sprechen von „Rückfallvermeidung“ – also die Chancen von Hybrid positiv nutzen  
  • Rechtzeitig die Mitarbeiter auf Teilrückkehr ins Büro vorbereiten

Home Office-Zusammenarbeit erfordert neue Kompetenzen, um dauerhaft erfolgreich zu sein

Auch wenn viele Personalleiter sehr viele gute Beispiele für gelingende Home Office-Tätigkeiten sehen, so wird es mit zunehmenden Erfahrungen nötig sein, die situativ beste technische Ausstattung zu finden und die persönliche Eignung und Leistungsfähigkeit für dauerhaft hohen Home Office-Anteil zu fördern. Aber auch einheitliche und transparente Verhaltensregeln sind wichtig, damit die Mitarbeiter sich sicher fühlen, womit gemeint ist, dass sie selbst einschätzen können, ob ihr Verhalten korrekt ist. Die Nutzung von Home Office ist stark abhängig von den jeweiligen Führungskräften.

Empfehlungen:

  • Es braucht flankierende Maßnahmen, Equipment, Verhaltensregeln
  • Geben Sie Entscheidungshilfen für Mitarbeiter und Vorgesetzte, u.a. welche Aufgaben sich sehr gut eignen und welche (Team-)Aufgaben in Präsenzmeetings bearbeitet werden sollten
  • HR muss hierzu unterstützende Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung anbieten

Die Haltung der Geschäftsführung strahlt ab

Während in vielen Unternehmen vor Corona Home Office keine Unterstützung der Geschäftsführung fand, wird nun vielerorts beobachtet, dass die Geschäftsführung sich z.T. überraschend geöffnet hat. An anderer Stelle bestehen weiterhin Vorbehalte. Ein CFO wird zitiert: "Sie wissen, was ich persönlich davon halte, aber Corona zwingt uns ja zu mobilem Arbeiten."
Viele Geschäftsführer sind offen für Lösungen, sie wissen nur nicht wie. Es fehlt Erfahrung bzw. das Vertrauen, dass auch in hybriden Modellen Zusammenarbeit funktioniert.

Motivation für Führungskräfte:

  • Chance für effektiven Tausch von Pendelzeit gegen mehr Freizeit und auch mehr Arbeitszeit
  • Chance gegen Fachkräftemangel in strukturschwachen Regionen
  • Mit der grundsätzlichen Home Office-Erfahrung „Es geht“ wird sich der Trend nicht aufhalten lassen – dann also besser mitgestalten und sich entwickeln!

Aufgrund der vielen verschiedenen Veränderungen ohne klare Zielbilder ist es ein anstrengender Prozess. Einiges wird firmenspezifisch zu lösen sein, aber nicht alles muss man selbst erfinden. Es lohnt sich, Ausschau nach Trends bzw. allgemeinen Erfahrungen zu halten. 

Empfehlungen:

  • Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern.
  • Vertrauen ist eine wichtige Voraussetzung, Führen über Ziele und Ergebnisse
  • Vorgaben top-down scheitern oft, Selbststeuerung der Führungskräfte mit ihren Teams fördert die Eigenverantwortung  

Die Sicht der Mitarbeiter 

Einige fragen provokativ: Was ist der Sinn, wieder ins Büro zu kommen? Home Office ist definitiv eine Chance, günstig auf dem Land zu wohnen und trotzdem virtuell in attraktiven Jobs zu arbeiten. Wie allerdings funktioniert nach dem Jobwechsel das Onboarding. Wie geht virtuell Vernetzung und Integration? Neue Lösungsmodelle bieten sich über den aktuellen Trend zu CoWorking im ländlichen Raum an.

Virtuelle Zusammenarbeit funktioniert, aber die Kommunikation leidet. Die analogen Kontakte fehlen. Ganz real gibt es auch eine „virtuelle Müdigkeit“, weil Mitarbeiter dauerhaft in Meetings unterwegs sind.

Es gibt eine Hin-und-Her-Gerissenheit zwischen genereller Regelung vs. individueller Herangehensweise. Verschiedene Persönlichkeiten benötigen unterschiedliche Ansprache. Diese ganz unterschiedlichen Wünsche der Mitarbeiter sind schwer unter einen Hut zu bringen. Es ist ein Stresstest für die Unternehmenskultur. Eine sorgfältige Neugestaltung der Zusammenarbeit zwischen Distanz und Nähe ist notwendig.

Empfehlungen:

  • Voraussetzungen: Vertrauen, Ergebnisorientierung, Kommunikation
  • Mitarbeiter einbinden, „Teams kommen zu guten Kompromissen!“
  • Kommunikation und kreative Elemente stattfinden lassen und fördern
  • Veränderte Arbeitsweise zulassen und probieren, höhere Flexibilität nutzen und vorleben
  • Nicht alle können mit Home Office umgehen, der Entwicklung muss man Zeit geben und ggf. auch individuelle Lösungen vorsehen
  • „Schwierige Themen“ lieber in Präsenzsitzungen angehen
  • Für das Klima: offene Chats für Professionelles und Privates nebenher laufen lassen, Videos in der Kommunikation nicht ausschalten, Zufallsmittagsrunden bereichsübergreifend etablieren

Es bleibt die Frage: Entfremden wir uns? Wie stellen wir ein gutes Miteinander sicher? Informelle Kommunikation wird als Voraussetzung für Ideengenerierung gesehen. Wie sorgen wir zukünftig für gute Mitarbeiterbindung?

Leadership noch wichtiger als zuvor

Man kann sich nicht auf die natürliche Anpassung der Führungskräfte an virtuelles Führen verlassen. Die Entwicklung der Fähigkeiten zu Remote Leadership braucht Unterstützung. Deswegen sollten u.a. Schulungen zum virtuellen Führen unbedingt weiter angeboten werden.

Was macht man mit Hierarchien? Manche Organisationen stehen vor der Aufgabe, den Weg von der hierarchischen zur agileren Netzwerkorganisation zu finden. 

Es geht darum, ein neues Führungsverständnis zu erarbeiten. Dazu sind die Führungskräfte einzubinden und vorzubereiten. Eine Aufgabe der Personalentwicklung ist es, dass Führungskräfte, die sich in der Krise besondere bewährt haben, aber vormals nicht so im Fokus standen, jetzt beachtet und berücksichtigt werden. Für manche Führungskräfte ist die neue Führung möglicherweise ungeeignet. Dann sollten Rochaden in die Fachkarriere ermöglicht werden, um diese Personen zu halten.

Das Schlusswort…

Beim Thema „Hybrides Arbeiten“ ist das letzte Wort längst nicht gesprochen. Das Führen auf Distanz benötigt noch mehr Vertrauen als bisher schon. Führung wird insgesamt anspruchsvoller.

Vieles ist in Bewegung, daher gibt es viel Unsicherheit, aber auch viel Neugier und Optimismus und Gestaltungswillen. Manche sagen sogar, dass sie Angst haben, dass Nach-Corona wieder wie Vor-Corona ist. Das ist spannend. Es gibt also vom Gefühl her eher etwas zu gewinnen!

Wir wünschen Ihnen weiterhin eine positve Grundstimmung, viel Vertrauen und ausdauernde Kommunikation!

 

 

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